Паричен поток на база дименсии

Съвременните софтуерни системи предлагат и т.нар. мултидименсионен анализ на транзакциите. В някои системи се ползва наименованието категории в други дименсии, но самата дума не е тема на страницата. Мултидименсионният анализ не е предназначен за отчетите предоставяни на държавни институции (НАП, НСИ и др.), а за вътрешно фирмен анализ. Примери за дименсии могат да са – разходен център, проект, отдел, продукт, отговорен за бюджета, клиент и много други. Тук правила няма, дименсиите се дефинират в зависимост от бизнеса.

Традиционна аналитичност

Много от традиционните системи ползвани в България нямат дименсии. Тук има един пример, който обяснява как работят дименсиите. Много често са наричани и аналитичност, но има малки разлики между двете понятия. Представете си, че работите във фирма, в която има 2 отдела. Разходите се следят по 10 сметки. За да можете да проследите натрупаните разходи по отделите традиционно ще Ви трябват 20 сметки. В таблицата по – долу са представени схематично:

No по ред	Описание на разхода	Отдел	Сметка за разхода
1.	Разход 1	Отдел А	A01
2.	Разход 2	Отдел А	A02
3.	Разход 3	Отдел А	A03
4.	Разход 4	Отдел А	A04
5.	Разход 5	Отдел А	A05
6.	Разход 6	Отдел А	A06
7.	Разход 7	Отдел А	A07
8.	Разход 8	Отдел А	A08
9.	Разход 9	Отдел А	A09
10.	Разход 10	Отдел А	A10
11.	Разход 1	Отдел Б	B01
12.	Разход 2	Отдел Б	B02
13.	Разход 3	Отдел Б	B03
14.	Разход 4	Отдел Б	B04
15.	Разход 5	Отдел Б	B05
16.	Разход 6	Отдел Б	B06
17.	Разход 7	Отдел Б	B07
18.	Разход 8	Отдел Б	B08
19.	Разход 9	Отдел Б	B09
20.	Разход 10	Отдел Б	B10

В полето сметка за разхода е предложената сметка за разхода (за отдел А първия знак е А, за отдел B – B). Следващите два знака са номер на разхода. От показаната таблица можем да направим следният извод – за анализа на 12 обекта (2 отдела и 10 разхода създаваме 20 сметки). Ако ни интересуват разходите на отдел А – те са записани във всички сметки започващи с А, аналогично за отдел B – всички разходи за отдел B са записани във всички сметки започващи с отдел B. Ако ни интересува общата сума на разход 01 тя е равна на сумите записани в сметки A01 и B01. Разход 1 = A01 + B01. С така подготвените сметки сме готови за анализ на разходите на два отдела. Какво се случва, ако се появят още 3 отдела – сметките стават 50 (5 отдела по 10 типове разход). Това е традиционната аналитичност. Какво ще се случи, ако се наложи анализ и по складове и продукти? С няколко думи – сметкоплана няма да стигне.

Аналитичност на база дименсии

Пак започваме със същия пример – 10 разхода и 2 отдела. Анализът е базиран на следната матрица:

No по ред	Разход	Отдел A	Отдел B
1.	Разход 1	Изисква се	Изисква се
2.	Разход 2	Изисква се	Изисква се
3.	Разход 3	Изисква се	Изисква се
4.	Разход 4	Изисква се	Изисква се
5.	Разход 5	Изисква се	Изисква се
6.	Разход 6	Изисква се	Изисква се
7.	Разход 7	Изисква се	Изисква се
8.	Разход 8	Изисква се	Изисква се
9.	Разход 9	Изисква се	Изисква се
10.	Разход 10	Изисква се	Изисква се

В случаят създаваме 2 отдела и 10 сметки за разходи. При създаването на сметките за разходи се посочва, че записите по всяка сметка се анализират по отдели. Когато се опитваме да въведем разход в системата, тя трябва да изиска посочване на отдел, за който се отнася разхода. Сега съществуват 10 сметки и 2 отдела. Ако се появят още три отдела просто ги създаваме в системата (имаме 15 = 10 +5). Ако се появи необходимост от анализ на база склад – просто склада се създава като дименсия и се посочва, че разходите трябва да изискват посочване на склад.

Паричен поток на база дименсии

Посочените по – горе примери са необходими, за да се разбере как се ползват дименсиите. Тук вече е описано как се настройва системата, за да се генерира отчет за паричен поток в няколко стъпки.

• 1. Създайте дименсия паричен поток;
• 2. Променете сметките за парични средства, така че да изискват новосъздадената дименсия;
• 3. Въведете кодовете за дименсията (паричните потоци). Съгласно формуляра на НСИ (отваря се в нов прозорец) трябва да създадете – Парични потоци свързани с търговски контрагенти, Парични потоци свързани с краткосрочни финансови активи, държани за търговски цели и т.н.;
• 4. Последната стъпка е създаване на отчет. Тук трябва да направите следното:
• 4.1. Първи ред – съдържа наличностите по сметките за парични средства (сметките претърпели промени в точка 2);
• 4.2. Създайте редове за всяка от дименсиите създадени в точка 3. Парични потоци свързани с търговски контрагенти, Парични потоци свързани с краткосрочни финансови активи, държани за търговски цели и т.н. Първият ред трябва да сумира всички суми записани по сметките за парични средства с дименсия Парични потоци свързани с търговски контрагенти. Втори ред – всички суми записани по дименсията Парични потоци свързани с краткосрочни финансови активи, държани за търговски цели. Трябва да създадете редове за всички парични потоци;
• 4.3. Създайте сумарни редове – например – за сумиране на всички входящи потоци;
• 5. Ако имате вече въведени транзакции – тествайте създадения отчет.

Допълнителни съвети при работа с този метод

Някои системи позволяват допълнителни настройки. Пример – ако предишния запис е клиенти, дименсията да бъде Парични потоци свързани с търговски контрагенти. Тази настройка може да спести време и нерви, но по – разумно е да се стартира без нея. След време, когато е абсолютно сигурно, че отчета работи правилно, може да се добави.
Забранителни правила – подобни са на предишната настройка. Ако предишният запис е клиенти и следващия е Парични потоци свързани с краткосрочни финансови активи системата генерира грешка. Съвет – стартирайте постепенно такива правила. След като сте сигурни, че работи за първия ред – стартирайте втория и т.н. Ако стартирате всички правила, има опасност при недоглеждане на някое да блокирате цялата система.

При трудности – просто се свържете с нас.