EDI

EDI

Увод

EDI (Electronic data interchange) е стандарт за електронен обмен на документи между клиенти и доставчици. В България е известен като Електронен обмен на данни (EDI). Представлява обмен на данни с определена стуктура между контрагентите в защитена среда осигурена от EDI доставчик. Принципно ползването на EDI позволява обмен на над 40 търговски документа, като фактура, поръчка, потвърждение на доставка, извлечение от сметка, нареждане за експедиция, платежни документи и др. В България от всички документи се ползват само 5, и те са:

• Поръчка;
• Авизо за доставка;
• Потвърждение на доставка;
• Електронна фактура;
• Входяща фактура (фактура за покупка).

Всички документи ползвани в България отговарят на изискванията на местното законодателство.

EDI в България

EDI в България се ползва главно от големите търговски вериги и техните доставчици. Ползвателите от веригите за момента са:

• Билла
• Метро
• Пикадили
• Практикер
• Баумакс
• Фантастико
• ЦБА
• Карфур
• Фармастор

Възможни са промени в списъка с веригите. Част от веригите задължават всичките си доставчици да ползват EDI.

Обмен на данни

В примерът е описан обмен на данни включващ четири документа – поръчка, авизо за доставка, потвърждение на доставка, електронна фактура.

Участници в процеса:

• Търговска верига;
• Доставчик на търговската верига;
• EDI доставчик.

Самият обмен на данни протича по следния начин:

• • 1. Търговската верига прави поръчка за покупка (този документ се доставя  до  доставчика на търговската верига като поръчка за продажба от EDI – доставчика);
  • 2. Доставчикът подготвя стоката по поръчката за продажба. Подготвя стокова разписка/експедиционна бележка/ и  електронен  документ авизо за доставка към криента чрез EDI – доставчика;
  • 3. Веригата потвърждава доставката чрез изпращане на документ потвърждение на доставка. Ако има разлики между поръчката и авизото за доставка, тази разлика трябва да бъде отразена в документа потвърждение на доставка;
  • 4. След като доставката е потвърдена от веригата доставчикът издава фактура, която изпраща чрез EDI – доставчика;

Предимства на EDI

• • • 1. Намаляват се разходите за материали – хартия, консумативи за отпечатване.
    • 2. Грешките при доставките се свеждат до минимум, както и последствията от тях.
    • 3. Намалява се времето и разходите за въвеждане на документи.
    • 4. Въвежда се общ „език” за обмен на данни между системите –  EANCOM.
    • 5. Скъсява се времето за доставка.
    • 6. Увеличават се продажбите на стоки.
    • 7. Оптимизират се наличностите във веригите.
    • 8. Намаляват/отпадат разходите за пощенски услуги и куриер.

Технология EDI

Всички документи сe обменят в EANCOM формат по Electronic Data Interchange – мрежата   и се обменят чрез система от взаимносвързани сървъри в напълно защитен режим.

Всеки участник в Electronic Data Interchange – мрежата ползва софтуер за конвертиране на получените документи от  EANCOM  <-> XML, предоставен от EDI – доставчика.

Описаният по – горе ред от гледна точка на обменяните документи е:

• • • 1. Търговската верига изпраща към сървъра  EANCOM поръчка за покупка. Същият се получава от доставчика на веригата. Този EANCOM се конвертира до XML  от софтуера на EDI – доставчика и се импортира в системата на доставчика като поръчка за продажба;
    • 2. Доставчикът изпраща XML към EDI – сървъра. Този XML се конвертира до EANCOM  и препраща към веригата като авизо за доставка.
    • 3. Веригата изпраща EANCOM към сървъра, който е потвърждение на доставката. EANCOM  съобщението се конвертира до XML и се импортира в системата на  доставчика.
    • 4. Доставчикът издава фактура. Тази фактура се изпраща като  XML към  софтуера на EDI – доставчика, конвертира се до EANCOM и се доставя на веригата.

 

Изпращането/получаването на документите става автоматично, т.е. потребителите няма нужда да изпращат/получават всеки документ ръчно. Системата следи статуса на документа – ако статуса е „За изпращане” системата го намира и изпраща.

Pantheon & EDI

Описаната по – горе процедура работи по следния начин с Pantheon:

• • • 1. Веригата изпраща поръчка за покупка от страна на веригата. Този документ се импортира в Pantheon без намеса от потребител. В Pantheon има разработен отчет, който посочва резултата от импорта.
    • 2. При изпращането на стоката доставчикът трябва да направи документ за изпращането на стоките (авизо за доставка, стокова разписка). След като има въведена поръчка за продажба от нея може да се копират всички редове, без да се налага ръчното им въвеждане. Предимствата се усещат при големи поръчки като брой редове, защото вместо повторното им въвеждане в стокова разпоска всички редове се копират. След като е готова стоковата разписка потребителят само сменя статуса й – „За изпращане”. На база на изградената връзка Pantheon & Electronic Data Interchange стоковата разписка автоматично се изпраща към веригата.
    • 3. След като веригата получи стоките тя трябва да потвърди получаването им. За целта в Pantheon се импортира обратно потвърждението за доставка (пак без намеса на потребител).
    • 4. След като е потвърдено получаването на стоките – доставчикът трябва да ги фактурира. След като има въведена стокова разписка – всички редове от стоковата разписка се копират във фактурата. Възможно е фактурирането на много стокови разписки в една фактура.

 

Интерфейсът Pantheon & EDI е разработен от БСВ Консултинг ЕООД и в момента работи при клиенти. Ако имате интерес – свържете се с нас. Ползването на Electronic Data Interchange & Pantheon ще Ви спести време и усилия.